archiwizacja dokumentów

digitalizacja - archiwizacja: dokumenty, obrazy, mapy, faktury, dane

Digitalizacja, czyli skanowanie dokumentacji a następnie właściwe przechowywanie w formie elektronicznej przy pomocy właściwego oprogramowania jest w dzisiejszych czasach coraz bardziej popularne. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom możliwe jest zeskanowanie i zapisanie wielu tomów dokumentów i przechowywanie ich na optycznym nośniku jak płyty DVD, dysku twardym, pendrive bądź na dysku wirtualnym tzw. chmurze. Posiadamy doświadczenie w jednorazowej digitalizacji dużej ilości dokumentów. Dzięki nowoczesnym wysokiej klasy skanerom usługa digitalizacji jest wykonana za przystępną cenę bez utraty jakości skanowanych dokumentów. Niniejsza usługa obejmuje digitalizację (skanowanie) dokumentów i ich zapis na wybranym nośniku. Dokumenty odbieramy bezpłatnie własnym transportem. Dokumenty są skanowane w naszej pracowni, obrabiane cyfrowo, przetwarzane do systemu DataDigital ™, a następnie dokumenty są nagrywane na wybrany nośnik (dvd, pendrive, przenośny bądź wirtualny dysk twardy). Po wykonaniu usługi dokumenty dostarczamy do Państwa firmy.
archiwizacja dokumentów

archiwizacja dokumentów

W zakresie archiwum elektronicznego korzystamy z naszego autorskiego systemu zarządzania danymi. Nasz program DataDigital ™ wykorzystuje bazę danych do elektronicznego przetwarzania, archiwizacji, zarządzania procesami i obiegiem dokumentów dla małych i średnich firm.

Państwa dokumenty są przetwarzane zgodnie z systemem archiwizacji danych. Skanowanie dokumentów poprzedza szereg czynności przygotowawczych takich jak transportu z/do archiwum dokumentów papierowych, wyjęcie z pudeł, segregatorów lub koszulek, usunięcie zszywek, podział dokumentów czy naklejenie bar kodów.

Dokumenty, obrazy, mapy, faktury, dane są skanowane oraz indeksowane i zintegrowane w prostym i przejrzystym dla klienta systemie bazodanowym wykorzystującym np. popularne „tagi”. DataDigital ™ oddaje całe bogactwo możliwości technologicznych w ręce użytkowników.

Wykorzystujemy najwyższej klasy skaner Canon CanoScan 9000F Mark II do zdjęć, negatywów i dokumentów, który zapewnia wysoką wydajność skanowania. Ten najwyższej klasy skaner został opracowany z myślą o profesjonalistach. Zaawansowane funkcje gwarantują wyjątkową jakość i wysoką szybkość skanowania. Technologia FARE (Film Automatic Retouching Enhancement) Level 3 automatycznie poprawia jakość skanów, usuwa defekty i zadrapania. Z kolei opcja Auto Document Fix optymalizuje kolor, tonację i kontrast. Bogate w funkcje oprogramowanie SilverFast SE, Adobe Photoshop Elements i ArcSoft PhotoStudio, które dołączono do urządzenia, pozwala osiągnąć najlepsze rezultaty.

przechowywanie dokumentów

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Innymi słowy mówiąc, dokumentację związaną np. z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za 2010 r., którego termin płatności mija 30 kwietnia 2011 r., należy trzymać do końca roku kalendarzowego 2016.

Mianem dokumentów podatkowych określa się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.

Te same zasady dotyczą podatników podatku VAT. Również oni zobowiązani są do archiwizacji wszystkich oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Za brak archiwizacji dokumentów lub niewłaściwe ich przechowywanie grozi odpowiedzialność karna z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce kończy się to karą grzywny sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych.

najwyższa jakość skanowania

Canon CanoScan 9000F Mark II kluczowe cechy

Profesjonalny skaner klisz, zdjęć, slajdów i dokumentów

Wysokiej jakości skanowanie: 9600 x 9600 dpi (klisze) i 4800 x 4800 dpi (zdjęcia i dokumenty)

Automatyczna korekta obrazu: wbudowana technologia FARE (poziom 3) usuwa zabrudzenia i zarysowania oraz koryguje wyblakłe obszary

Skanowanie do usług w chmurze Evernote i Dropbox

Tworzenie wielostronicowych i zabezpieczonych plików PDF

48-bitowa głębia koloru gwarantuje dokładne odwzorowanie kolorów

skanowanie klisz w rozdzielczości 9600 x 9600 dpi oraz dokumentów i zdjęć w rozdzielczości 4800 x 4800 dpi

nowy 3-liniowy przetwornik CCD wysokiej jakości umożliwiający skanowanie w podczerwieni

skanowanie zdjęć

Reviewed by on

Rating: 5 out of 5